Quanto costa organizzare un evento
L'organizzazione di un evento non è affatto un'operazione semplice come, a prima vista, potrebbe sembrare, richiede invece una lunga fase di pianificazione e progettazione dove è indispensabile mettere in conto ogni aspetto, senza dimenticare eventuali e possibili imprevisti.
Nella spesa per l'organizzazione di un evento si può partire da cifre anche molto basse, una festa di compleanno o una festa a tema, non richiedono somme ingenti e possono bastare anche 250 euro, ma già passando a eventi più complessi e con un numero maggiore di invitati, come un matrimonio, le cifre salgono parecchio, fino ad arrivare a 30.000/50.000 euro. In caso poi di eventi aziendali, tenendo in considerazione tutte le voci di spesa, si arriva facilmente a 100.000 euro o a cifre anche superiori.
Prezzo minimo
Prezzo massimo
Organizzare un evento privato: quali sono i costi
Uno dei momento più importanti, nell'organizzazione di un evento, è la stima dei costi. Per poter calcolare i costi di cui farsi carico, il primo passo è quello di individuare le voci di spesa. Una prima differenziazione va fatta tra costi diretti e costi indiretti.
I primi sono più semplici da stabilire, poiché si ricavano semplicemente richiedendo dei preventivi, come la spesa per l'affito della location o il costo del personale necessario.
I costi indiretti sono invece più difficili da calcolare, poiché si può soltanto fare una stima della spesa in via del tutto ipotetica e rientrano all'interno di questa voce la spesa per l'elettricità o il riscaldamento, quelle dovute alla riparazione per un improvviso guasto e tutte quelle dipendenti da possibili imprevisti.
Un'ulteriore diversificazione della spesa va fatta tenendo conto dei costi fissi, ossia quelli che non cambiano a prescindere dal numero dei partecipanti, e dei costi variabili che invece dipendono dalla grandezza dell'evento.
Nell'organizzazione di un evento privato si va da un minimo di 500 euro, quando si ha la fortuna di servirsi di uno spazio di proprietà e l'evento è di piccole dimensioni e con pochi invitati, fino a un massimo di 30.000, ma in realtà non esiste un vero e proprio limite di spesa se si vogliono fare le cose in grande.
Si pensi ad esempio a un matrimonio nel quale rientrano tra le varie spese la prenotazione del ristorante, la decisione del menu, la scelta della chiesa, l'acquisto dei vestiti, l'eventuale affitto dell'auto e tanto altro ancora.
Quanto costa organizzare un evento aziendale
Anche in questo caso, il costo per l'organizzazione di un evento aziendale varia in funzione di molteplici fattori. La sua pianificazione risulta molto stressante e complessa, poiché ogni dettaglio acquista un'importanza rilevante per la riuscita dell'evento stesso.
Nel caso in cui non si fosse esperti del settore, la strada migliore è quella di rivolgersi a delle società specializzate nel servizio di organizzazione di eventi, che grazie alle loro esperienze, alle loro capacità di movimento in questi contesti ed alle conoscenze in materia ti guideranno nella corretta spesa del tuo budget.
Naturalmente avvalersi della professionalità di queste agenzie ha un costo che varia dai 600 ai 2500 euro, ma i vantaggi e il risparmio di tempo e stress che se ne ricavano, valgono i soldi spesi. Oltre naturalmente all'alta probabilità di successo che invece non sarebbe affatto garantita nel caso in cui si volesse far tutto da sé.
Purtroppo è molto difficile stabilire un costo o stilare un listino per l'organizzazione di un evento, poiché ciascuno di essi avrà caratteristiche diverse ed uniche. E' preferibile in questi casi partire dal budget che si ha a disposizione e da lì suddividerlo per le varie voci di spesa, considerando una certa flessibilità in grado di sopportare variazioni dell'ultimo momento.
Primo Bonacina, manager con svariati anni di esperienza nel mondo IT/Digital, attivo da diversi anni con un servizio di organizzazione eventi che trovi nel suo sito web, ci ha fornito alcune importanti informazioni riguardo ai costi di questo ambito: in linea di massima la spesa sarà tanto maggiore al crescere della complessità dell'evento, del numero di partecipanti e della location individuata.
Un altro aspetto spesso sottovalutato è quello relativo alla stagione dell'anno. In alcuni periodi dell'anno ad esempio la richiesta di una particolare location potrebbe essere maggiore con un conseguente aumento dei prezzi, oppure, per quanto riguarda il catering, un particolare prodotto scarseggiare e anche in questo caso si assisterebbe a una spesa maggiore.
Come definire il budget per un evento
Quando si inizia l'organizzazione di un evento, privato o aziendale che sia, è sempre utile stabilire un budget destinato ai costi. In questo modo si ha un quadro immediato delle risorse da impiegare per ogni voce e di come sfruttarle nel miglior modo possibile.
Ad esempio, per una cena importante la fetta più ampia del budget, circa il 60%, va destinata all'acquisto del cibo e al pagamento dei dipendenti, il 20% al luogo dove si svolgerà l'evento e alla sua eventuale preparazione, il 10% se è necessaria della pubblicità per sponsorizzare la manifestazione e infine il restante 10% per le spese eventuali e gli imprevisti.
